Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, vous savez, certainement, que la liste des choses à faire et à réaliser au quotidien n’en finit pas. C’est d’ailleurs pour mieux gérer ces tâches que les entreprises sont de plus en plus nombreuses à implémenter un ERP comme SAP. Malheureusement, l’intégration d’un ERP n’est pas toujours une tâche aisée. Et pour cause, cet exercice requiert une grande minutie. Malgré les nombreux avantages que ce type de logiciels peut offrir, plusieurs entreprises semblent bloquer au niveau du projet d’implémentation SAP et n’arrivent donc pas à profiter des principaux bienfaits. Il est important de bien connaître les différentes étapes par lesquelles il faut passer.
Choisir le bon logiciel SAP
La première étape par laquelle vous devez passer lors de l’intégration de votre ERP est d’apprendre à bien identifier vos besoins. Pourquoi souhaitez-vous mettre en place un ERP (Entreprise Ressource Planning ou PGI en français : Progiciel de Gestion Intégré) au sein de votre entreprise ? Est-ce dans le but de centraliser l’information entre les différents services de votre entreprise ou est-ce dans le but de gagner en efficacité et en productivité ? En fonction de votre réponse, vous trouverez le logiciel SAP le plus adapté. Pour vous simplifier la tâche, il convient également de comprendre que le système SAP idéal n’est pas le même pour les petites comme pour les grandes entreprises.
- Si vous êtes une grande entreprise
Pour les grandes entreprises, le logiciel SAP le plus adapté est S/4HANA. Il s’agit de la dernière version du produit principal proposé par SAP. Son utilisation est particulièrement plébiscitée par les grandes entreprises et les grandes PME. Cette alternative est 100 fois plus rapide et agile qu’une base de données traditionnelle de type SQL ou Oracle. La puissance d’un tel logiciel est particulièrement bénéfique pour les entreprises qui fonctionnent à 100 à l’heure. Comme le rythme de votre entreprise s’accélère, vous avez, certainement, besoin d’une solution qui est apte à vous suivre, au quotidien. Les différentes options vous permettent de faire des calculs plus rapides, plus efficaces et en temps réel. Contrairement à d’autres solutions, ici, vous n’aurez pas besoin de tables intermédiaires. Résultat : la prise de décision se fait plus rapidement et plus efficacement.
- Si vous êtes une petite entreprise
Pour les petites structures, il existe deux solutions idéales : SAP Business ByDesign et SAP Business One. Ces deux logiciels répondent très aisément aux besoins des petites entreprises et celles qui sont en pleines croissances. La première alternative vous donne la possibilité de profiter des technologies de pointe et d’avenir mais également d’un large panel de choix en matière d’accompagnement pour la croissance de l’entreprise. Le grand avantage de SAP Business ByDesign est qu’il réussit à s’adapter à la transformation économique et numérique de votre société. Vous profiterez alors des outils analytiques et d’une configuration de pointe pour exploiter efficacement les nouvelles opportunités qui s’offrent à vous. La deuxième alternative est, quant à elle, une solution dédiée aussi aux TPE. Offrant une plus grande flexibilité et plus de mobilité, c’est un moyen efficace de faciliter la gestion et la croissance de vos activités.
Choisir les modules à implémenter
Pour que le logiciel SAP puisse répondre efficacement à vos besoins et vos attentes, vous avez besoin de choisir les modules adaptés. En effet, il est important de préciser qu’il est très rare d’implémenter l’ensemble des modules. Il faudra donc bien choisir en fonction de vos besoins et de votre secteur d’activité :
FICO (Finance et Contrôle de gestion)
Ce premier module permet de faciliter le processus de mise à jour des données liées à la finance et au contrôle de gestion. Il vous permettra de déplacer un grand nombre de données chiffrées à partir d’un tableau Excel ou encore d’une application vers SAP. Tout cela, dans la plus grande sécurité qui soit.
HCM (Gestion du personnel)
Le module HCM permet une gestion efficace et rapide du personnel. Il vous permettra de transférer en toute sécurité toutes les données SAP HCM entre les outils SAP et Excel ou encore les formulaires Adobe.
MM (Gestion des achats et approvisionnements)
Faites en sorte d’éviter les erreurs et réduire le temps de traitement de toutes les tâches concernant la gestion des achats et des approvisionnements grâce à ce module. Son utilisation permet une automatisation des processus de création de commandes.
QM (Gestion de qualité)
C’est un module qui rend plus simple la gestion de la qualité dans SAP. Son fonctionnement est simple : améliorer l’intégrité et la cohérence de toutes les données des modules SAP MM, PP et QM.
Choisir le bon intégrateur
Vous êtes donc bel et bien décidé à intégrer une solution ERP pour optimiser la gestion de votre entreprise ? Faire appel à un intégrateur SAP est une solution efficace pour la garantie d’un travail d’expert et qui portera ses fruits. Mais encore faut-il trouver les experts qui vous offriront un accompagnement de qualité. Vous aurez besoin de répondre à quelques questions pour faire le meilleur choix :
- Quels sont les compétences de l’intégrateur ?
- Quel est le niveau d’expertise de ses consultants ?
- Quelle est sa notoriété auprès des entreprises ?
Dédier une équipe projet interne
Maintenant que vous avez trouvé la solution idéale pour la mise en place de votre projet SAP, il convient de mettre en place une équipe interne à votre entreprise pour sa prise en charge. En effet, il est d’une importance capitale d’avoir des ressources internes dédiées au projet. Ce n’est que de cette manière que vous pourrez assurer l’avancement de votre projet. Qui devra composer cette équipe ? Faites-en sorte de ne choisir que des personnes expérimentées, l’idéal serait de confier cette tâche à des personnes ayant déjà piloté un projet SAP par le passé. De même, les personnes du métier doivent être impliquées car elles seules sont capables de décrire vos processus actuels et votre façon de travailler. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, il est, également, important de comprendre que le pilotage d’un tel projet requiert un bon timing. Et pour cause, l’intégration d’un ERP peut durer entre 6 mois à 1 an.