Un système d’Information est un ensemble organisé d’éléments, qui interagissent les uns avec les autres pour traiter l’information et la distribuer de manière appropriée en fonction des objectifs d’une organisation. Le système d’information exerce une série de fonctions qui peuvent être regroupées en quatre grands groupes, à savoir les fonctions d’acquisition et de collecte de données, les fonctions de stockage de l’information, les fonctions de traitement de l’information et les fonctions de diffusion de l’information. Lisez la suite pour en apprendre plus sur l’objectif d’un système d’information.
Capture et collecte de données
La fonction d’un système d’information est avant tout de collecter des données. Le système d’information recueille des informations externes et internes et les transmet via les réseaux aux organes du système d’information. Ces organes sont chargés de les regrouper pour éviter les doublons et les informations inutiles ou le bruit.
La capture des informations dépend du type d’entreprise ou de la destination qui est attendu de l’information. L’entreprise peut également créer un service de surveillance de l’environnement. Ce processus de capture et de collecte de données doit être effectué en continu, dans les zones ou parties de l’environnement sujettes à plus de changements, sans cesser de surveiller les zones les plus stables.
Le stockage des données
Une fois les informations pertinentes filtrées, elles seront stockées. Elles peuvent être stockées en un seul endroit (fichier central, système informatique), accessible à tous les utilisateurs, ou dans différents endroits, mais également accessibles à tout utilisateur qui en a besoin. Les unités de stockage typiques sont des disques magnétiques ou des disques durs, des disques CD-ROM compacts. Grâce au développement des technologies et du réseau Internet, les données se stockent bien sur des disques virtuelles.
Le système utilisé dépendra des variables telles que :
- la taille,
- la dispersion géographique,
- et la spécificité de l’information.
Un système mixte peut également être réalisé. Dans ce type de système, les informations qui concernent l’entreprise globalement, et les informations spécifiques à chaque département, sont centralisées. L’accès et la recherche d’informations par les utilisateurs peuvent se faire au moyen de codes ou de mots de passe qui empêchent les membres non autorisés d’y accéder.
Traitement des informations
Le traitement des données est la capacité du Système d’Information à effectuer des calculs selon une séquence d’opérations préétablie. Ces calculs peuvent être effectués avec des données récemment saisies dans le système ou avec des données stockées. Le traitement des données est une fonction clé du système d’information. Son but est de transformer les données de l’information stockée en information significative, pour l’offrir à ceux qui en ont besoin, et dans la mesure et le format que l’utilisateur demande. Dans cette fonction, des moyens informatiques sont utilisés en raison de leur capacité de stockage, de leur rapidité de traitement de l’information, ainsi que de la réduction des coûts qu’ils représentent.
Distribution et Diffusion
Il est très important pour l’entreprise que chaque utilisateur dispose des informations requises au bon moment et de manière standardisée pour sa bonne interprétation. De plus il est nécessaire que certaines informations sur l’entreprise et son environnement soient connues par différents membres de l’organisation. Cela est indispensable pour faire face rapidement et conjointement aux situations qui se présentent, et dans lesquelles il est nécessaire de résoudre des problèmes et de prendre des décisions de manière coordonnée. Cette fonction est également nécessaire lorsque le problème touche plusieurs domaines de l’entreprise.