Se mettre en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une tâche difficile. C’est même l’une des plus grandes problématiques pour les entreprises concernées de nos jours. La CNIL et toute autorité de contrôle sont très strictes sur la protection de la vie privée des citoyens européens. C’est pourquoi, des logiciels RGPD se répandent maintenant pour aider ces organisations à être conformes avec le nouveau règlement européen.
Mieux comprendre le RGPD
Ce règlement vient succéder à la Loi Informatique et Libertés. La sécurité informatique a toujours été importante, mais comme actuellement, bon nombre d’entreprises se servent de données sensibles pour l’essentiel de leurs activités, il est de plus en plus urgent de garantir leur protection. En effet, tous les jours, les utilisateurs d’internet, principalement, sont amenés à communiquer leurs données sans vraiment connaître leur usage et leurs finalités.
Désormais, avec le RGPD, toutes les entités qui font des traitements de données personnelles doivent démontrer leur conformité avec le Nouveau Règlement Européen, ce qui signifie qu’elles doivent garantir la sécurité des données. Voici les nouvelles obligations prévues par la nouvelle Loi Informatique :
- La désignation d’un DPO : c’est le Data Protection Officer ou le Délégué à la Protection des Données personnelles. Il conseille le responsable de traitement et les sous-traitants.
- La cartographie des données traitées : sur la base du registre des traitements. Cela permet de prioriser les actions.
- La réalisation d’une analyse d’impact pour la gestion des risques.
Choisir un logiciel ergonomique
Le plus important est de choisir un logiciel RGPD qui soit ergonomique, c’est-à-dire intuitif et facile d’utilisation. Pour savoir si c’est le cas, tout dépend du traitant des données qui est en charge de son exploitation. En effet, il doit avoir un accès aux données ainsi qu’aux différentes fonctionnalités. L’ergonomie se mesure aussi grâce à un document détaillé des résultats d’un test utilisateur.
A quoi sert un logiciel ?
L’une des meilleures façons de choisir le bon logiciel RGPD, c’est son usage. Vous devez évaluer toutes les possibilités offertes par l’outil avant de faire votre choix. Ainsi, on qualifie un logiciel de performant lorsqu’il permet :
- Le respect du principe d’accountability : gestion des données et des traitements en simultané.
- La réalisation d’analyses d’impact sur la vie privée des personnes concernées. Il faut noter que cette étude doit avoir lieu lorsque les traitements de données présentent un risque élevé sur les droits des personnes.
- Une notification rapide d’une éventuelle violation de données. A cet instant, il faut veiller au respect des droits et libertés des personnes : droit à l’oubli, à l’effacement…
- Faire un suivi régulier et systématique des mesures de sécurité entreprises, notamment à cause de l’évolution constante de la technologie.
- Faire un contrôle des risques juridiques
Pourquoi se servir d’un logiciel ?
La CNIL propose une démarche en quelques étapes pour se mettre en conformité avec le RGPD. En vous servant d’un logiciel, vous pourrez plus facilement vous situer par rapport à la démarche. De plus, toutes les données seront centralisées en un endroit, ce qui vous permettra de mieux les appréhender.
Par ailleurs, il vous permet de gagner du temps car il possède de nombreuses fonctionnalités qui accélèrent les processus comme par exemple l’option copier/coller. Le recours à un logiciel est essentiel pour le DPO car comme il est considéré comme le chef d’orchestre de la mise en conformité, cet outil lui permettra de faciliter sa collaboration avec les sous-traitants, le responsable de traitement et les autorités de contrôle.
Enfin, le logiciel met à votre disposition l’ensemble des documents nécessaires pour se mettre en conformité, comme les registres et les plans d’action.