Selon une étude menée par l’INSEE, les dépenses des employés dans les entreprises ont connu une augmentation de plus de 220 % ces dernières années. En d’autres mots, le budget dédié aux salariés a explosé (abonnement en ligne, restauration, déplacement, hébergement …).
Dans ce genre de contexte, l’équipe responsable de la finance d’une entreprise doit garder le contrôle sur les dépenses du personnel. Mais comment procéder ? Quelles sont les solutions disponibles du moment ? Les réponses dans cet article.
Se tourner vers des logiciels spécialisés dans la gestion des dépenses
Pour gérer les dépenses de vos salariés, la solution numérique est à privilégier. En effet, grâce aux logiciels spécialisés, vous aurez un contrôle total sur les coûts générés par le personnel.
Par exemple, vous pouvez sauvegarder les différentes notes de frais comme les invitations au restaurant, les billets d’avion, la réservation d’hôtel ou encore les frais d’Uber sur le Cloud. Vous aurez donc une vue globale sur les dépenses engagées, ce sera alors plus facile pour vous d’identifier les excès et les lacunes.
Concrètement, vous pouvez gérer les dépenses avec Expensya. Ce dernier est une entreprise reconnue dans le domaine de la saisie automatique des dépenses.
Son offre est 100 % nomade, c’est-à-dire que vous aurez droit à une application web ainsi qu’une application SAAS (Software as a service). Vous pourrez donc vous connecter n’importe où à condition d’avoir une connexion.
Pourquoi recourir aux solutions numériques ?
Il faut savoir que les notes de frais, les dépenses quotidiennes des employés constituent un véritable problème pour une entreprise. En effet, la procédure de vérification et de suivi peut être difficile à gérer. Face à ce problème, mieux vaut se tourner vers des applications qui simplifient les enregistrements ainsi que les validations des dépenses. Ainsi vous allez :
- Gagner beaucoup de temps : les saisies des notes de frais sont beaucoup plus rapides. Le contrôle ainsi que le suivi seront aussi optimisés. Vous pouvez même automatiser cette tâche.
- Gagner en productivité : grâce aux solutions numériques, vous bénéficiez d’un aperçu en temps réel des dépenses de vos salariés. Vous aurez ainsi toutes les informations nécessaires pour prendre les décisions au bon moment.
- Économiser : avec une gestion numérique des dépenses de vos salariés, ce sera beaucoup plus simple d’éliminer les coûts incohérents. En outre, ce sera aussi la fin à l’archivage papier.
Avec les solutions 2.0 du moment. La gestion des dépenses du personnel est beaucoup plus facile. Cela permet ainsi d’alléger la charge de travail des dirigeants et de l’équipe responsable de la trésorerie de l’entreprise.
En résumé
Bref, mieux vaut se tourner vers les applications/logiciels pour une bonne gestion des frais du personnel. Cependant, prenez le temps de bien choisir le service qui convient à vos attentes. Par exemple, pour les PME ou encore les autoentrepreneurs, ils peuvent recourir à Expensya qui propose un traitement automatique des tâches (enregistrement des reçus…). Pour les grandes sociétés, mieux vaut opter pour un outil beaucoup plus complet et plus couteux.