L’optimisation des processus dans l’administration publique

L’optimisation des processus dans l’administration publique

L’administration publique n’étant pas un organisme à but lucratif pourrait laisser à penser qu’elle n’aurait pas besoin de déployer une politique de restructuration ayant pour objectif d’optimiser l’efficacité des process en vue d’un meilleur rendement. Pourtant, c’est tout le contraire. L’administration centrale comme les collectivités décentralisées ont tout intérêt à définir une politique de management des processus dans une société de plus en plus digitalisée. C’est pour cette raison que des éditeurs proposent d’adapter le business process management aux structures de l’administration publique.

L’importance de l’optimisation des processus dans le secteur public

Le fait d’optimiser le management des processus dans le secteur public présente un certain nombre d’avantages. D’abord, cela permet d’homogénéiser les processus afin d’en améliorer la supervision dans les services concernés. Ensuite, cela permet d’automatiser certaines tâches pour gagner en efficacité et en productivité. C’est le cas de la gestion des commandes par exemple. Le fait de rendre plus accessibles les informations et de standardiser les usages permet également un pilotage plus réactif pour gagner en efficience. Enfin, le management des processus optimise la gouvernance des activités de l’entreprise pour gagner en efficacité.

De manière plus générale, le fait d’améliorer le système de communication et d’optimiser les processus va permettre de faire en sorte de fluidifier les liens entre les services, d’améliorer la gouvernance et de gagner en efficacité à travers un outil qui garantit l’intégrité des informations et la sécurité des systèmes dans le respect des normes relatives à la protection des données personnelles.

Identifier les processus clés à optimiser 

Pour définir un outil de management des processus parfaitement adapté aux besoins et à la structure des entreprises, il faut commencer par identifier les processus clés à optimiser. C’est ce que fait notamment l’éditeur de BPM Blueway avant de concevoir des solutions sur mesure. Pour cela, il faut respecter ces trois étapes cruciales.

Auditer la structure existante

Afin de réaliser un état des lieux de l’organisation existante, on effectue un audit de l’ensemble de la structure. Cette démarche a pour objectif de cibler différents types de problèmes (problèmes d’organisation, problèmes de communication, problèmes d’ordre relationnels) afin d’envisager différentes pistes d’amélioration.

Évaluer les besoins de la structure

Afin de permettre de concevoir un outil parfaitement adapté à la structure et optimiser les différents processus de fonctionnement, il est indispensable de connaitre les besoins de cette structure, de définir sa stratégie ainsi que ses responsabilités. Grâce à cette démarche, on va pouvoir définir très précisément une cartographie des processus existants, de ceux qu’il faut concevoir et distinguer les processus prioritaires. 

Mettre en place un plan de transformation

Ce plan de transformation va permettre de définir un véritable cahier des charges à suivre pour l’éditeur.

Les outils d’optimisation des processus 

Des éditeurs comme Blueway proposent d’adapter des outils de business process management aux spécificités du secteur public. Parmi les différentes utilisations de ces systèmes, on peut en citer différents exemples :

  • Les procédures de parcours (recrutement, inscriptions scolaires, candidatures).
  • La digitalisation des processus liés à l’État civil (changement d’adresse, demande de documents administratifs).
  • Mise en place de portails pour la gestion des ressources humaines (formalités de travail, demande d’autorisation de déplacement, frais professionnels, arrêts de travail, demande de télétravail, demandes de titres de restauration, fiches de paye…).
  • La gestion des commandes et des demandes d’achat public (avec un système de génération et de signature automatique des bons de commande.
  • Gestion de la planification des budgets
  • Gestion des marchés publics
  • Gestion des interventions diverses (agents de la voie publique, agents de relève des compteurs d’eau, techniciens, agents de propreté…)

Mettre en œuvre les améliorations et accompagner le changement auprès des agents

Dans le cadre d’une démarche d’excellence opérationnelle, les éditeurs offrent bien plus qu’une simple solution logicielle. Les professionnels de l’informatique et des réseaux proposent désormais un ensemble de prestations de services qui commence par l’audit et l’analyse des besoins, par la préconisation d’un modèle de gestion des processus, et par le déploiement d’une architecture adaptée aux besoins des services. Cela passe notamment par :

  • De concevoir une interface utilisateur ergonomique et personnalisable pour améliorer l’UX
  • D’optimiser la normalisation des processus pour favoriser la compatibilité des différents outils applicatifs utilisés dans les différents processus
  • D’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
  • D’utiliser les nouvelles technologies pour rendre les processus plus intelligents (IA, IOT)

L’accompagnement ne s’arrête pas pour autant au déploiement d’une telle solution, mais il se poursuit en vue d’assurer un suivi de qualité. Cela va de la formation des utilisateurs au pilotage de l’interface afin d’en assurer la maintenance et la sécurité. Là encore, les prestations de services, le déploiement, le suivi et la maintenance dépendent des besoins de la structure et les éditeurs s’adaptent pour proposer un accompagnement personnalisé.

L’efficacité d’une telle infrastructure dépend  

Aujourd’hui, l’optimisation des process dans le secteur de l’administration publique est un enjeu majeur dans la transition numérique des entreprises. À l’heure où l’efficacité, la cohérence et la lenteur des processus administratifs font l’objet de vives critiques, il est temps d’utiliser les bons outils pour améliorer l’infrastructure de travail et de communication.