Faire appel à une infogérance consiste à placer le système d’information entre les mains d’un prestataire externe. Ce dernier s’occupe alors de le gérer, de l’exploiter, de l’optimiser et de le sécuriser. L’entreprise peut alors se concentrer sur son cœur de métier et mieux se pencher sur ses affaires internes. Il s’agit donc d’une externalisation particulièrement délicate qui se doit d’être confiée à un prestataire de confiance. Comment alors faire le bon choix ?
Qu’est-ce que l’infogérance ?
Explications
L’infogérance, aussi appelée infogérance informatique, signifie qu’une entreprise va faire confiance à un prestataire de service spécialisé pour prendre en main son système d’information. Les différentes opérations inhérentes à celles-ci sont alors déléguées : exploitation, gestion, sécurisation et optimisation.
Le prestataire peut être directement sur place en dépêchant un ingénieur spécialisé ou à distance. Tout le matériel informatique, les logiciels, les progiciels, le réseau informatique et les systèmes de télécommunication seront sous sa tutelle.
Les types d’infogérance
Même si la gestion du système informatique peut être entièrement externalisée, un prestataire peut être sollicité pour gérer seulement une partie du circuit, d’où l’existence de différents types d’infogérance. En premier lieu, il y a l’infogérance d’infrastructures qui gère le parc informatique c’est-à-dire les hardwares.
En second lieu, l’on retrouve l’infogérance applicative dont la principale fonction est la gestion des logiciels et progiciels comme CRM ou encore ERP. La troisième concerne la gestion ou la fourniture d’applications nécessaires pour votre système. A noter qu’il est possible que l’infogérance inclue la maintenance de votre installation.
Pourquoi choisir un prestataire ?
Faire appel à un prestataire vous permet de mieux vous occuper de votre cœur de métier. Vous n’avez pas/plus à vous inquiéter de la performance de votre système ou de sa sécurité. Vous limiterez également les charges, dans la mesure où l’infogérance vous coûtera moins cher de faire appel à un prestataire que de créer une division informatique. Par ailleurs, vous bénéficiez du savoir-faire, des compétences et de l’expérience de professionnels au fait des dernières nouveautés sur la technologie.
Comment choisir un prestataire ?
Pour choisir un prestataire, il est nécessaire de prendre en considération quelques critères, en ne perdant jamais de vue vos besoins principaux.
Définir ses besoins
Il est recommandé de rédiger un cahier de charge qui englobera toutes les informations nécessaires. Il doit contenir les éléments suivants :
- Informations sur le fonctionnement de l’entreprise ;
- Inventaire du parc informatique ;
- Attentes (services désirés, délais requis, exigences techniques…).
Les critères de choix
Le budget alloué
Même si vous souhaitez faire appel à un prestataire et que cette solution est moins coûteuse que tout un service qui y est dédié, il est toujours nécessaire de prendre en considération votre budget. Par contre, cela ne signifie pas qu’il faut prendre le prestataire le moins cher.
La réactivité du prestataire
Il faut savoir que pour une société, grande, moyenne ou petite, le système informatique fait partie des nerfs de l’entreprise. Un petit accident peut facilement virer au cauchemar s’il est mal géré. De ce fait, chaque élément doit être bien protégé pour pouvoir être le plus performant.
Comme le prestataire n’est pas constamment dans vos locaux, il doit être très réactif et vous proposer un service d’intervention par assistance à distance. Cela peut se traduire par appel téléphonique ou par vidéoconférence. En plus, comme ils sont les garants, ils doivent également être au courant avant votre propre constat et vous le faire savoir au plus vite.
La proximité du prestataire
Même si votre prestataire peut fournir une assistance à distance, il est toujours beaucoup plus intéressant qu’il y ait quelqu’un qui constate de visu les problèmes rencontrés. En effet, la personne pourra vous fournir les solutions nécessaires après avoir fait une analyse approfondie.
Confier la sécurité à un prestataire nécessite une confiance entre le client et lui-même. Cependant, cela ne s’obtient pas du jour au lendemain. Il faut que les deux entités aient plus de relations que les virtuelles. Si votre gestionnaire se trouve à quelques pas de votre local, vous lui ferez plus confiance pour qu’il vienne chez vous.
Ainsi, avec une assistance à distance, il pourra rapidement arriver dans votre société. En effet, à qui feriez-vous le plus confiance ? à un entrepreneur qui se trouve à côté ou à un autre qui est délocalisé et qui se trouve dans un autre pays ?
Savoir analyser
Les services fournis par votre prestataire doivent répondre aux exigences que vous leur donnez. De ce fait, un bon infogérant va alors pouvoir prendre toutes ces données pour les analyser. Parmi ces informations, il y en a qui ne doivent pas être négligées :
- Votre entreprise est-elle multisite ?
- L’entreprise possède-t-elle des collaborateurs nomades ?
- Le télétravail existe-t-il dans votre société ?
- Des informations délicates font-elles parties de vos données ?
- Des logiciels spécifiques sont-ils utilisés ?
Après un checking complet de votre système et les réponses à toutes les questions concernant l’assistance et la maintenance auxquelles vous vous attendez, le prestataire vous propose un cahier de charges répondant à vos besoins. Sans oublier que votre budget doit faire également partie des lignes principales de ses préoccupations.
Le professionnalisme du prestataire
La majorité des Petites et Moyennes Entreprises ou PME et les TPE ou Travaux Personnels Encadrés pensent que pour diminuer leur dépense, il est préférable de faire appel à un collaborateur qui connait à peu près l’informatique.
Pourtant, ils font souvent erreur. En effet, gérer un système informatique ne doit pas être pris à la légère. En effet, un hack ou des pannes qui s’éternisent requièrent l’intervention d’un professionnel. Engager un prestataire est une garantie pour vous.
De ce fait, demandez à chaque prestataire de fournir leurs références et compétences. Pour cela, leurs formations et expériences doivent passer au crible. Au minimum, il doit posséder un BTS en Service Informatique aux organisations.
Le contrat
Dans votre contrat, stipulez clairement les services dont vous avez besoin et dont le prestataire doit se charger. Cela vous évitera toute ambiguïté. Il y sera notamment mentionné :
- La nature de la prestation ;
- La durée du travail ;
- Le tarif de la prestation ;
- Les droits et obligations des signataires.
Il ne faut pas non plus que vous oubliiez de mentionner que le contrat peut être reconduit si le travail est satisfaisant. En effet, les sociétés évoluent et les besoins par rapport au système informatique s’accroissent au même rythme. Vous aurez donc toujours besoin de spécialistes à vos côtés.
Le système informatique fait partie des éléments les plus importants dans une société et sa gestion nécessite un savoir-faire certain. Faire appel à un prestataire est donc une alternative intéressante à de nombreux égards. Faites en sorte de vous tourner vers un prestaire compétent et digne de confiance.